#운영지원 #행정업무 #센터일별/주별업무 #급여제공기록지
방문요양센터 행정업무! 일별, 주별 업무와 급여제공기록지 관리 방법
💡이 글에서는 이런 걸 알아갈 수 있어요! ▶ 센터에서 일별/주별로 꼭 챙겨햐 하는 행정업무에 대해 알 수 있어요. ▶ 주별 업무 중 하나인 급여제공기록지 관리 방법에 대해 알 수 있어요. ▶ 급여제공기록지 제공대장을 편리하게 관리할 수 방법에 대해 알 수 있어요. |
일별, 주별로 놓치면 안 되는 방문요양 행정업무
방문요양기관 행정 작업들 중에서도 매일, 매주해야 하는 문서 작업들을 사례와 함께 알려드리고자 합니다.
일별로 매일매일 확인하고 작성해야 하는 업무들과 이를 한 번에 쉽게 할 수 있는 방법까지 알려드리겠습니다.
그리고 주별 업무 중에서 많은 센터장님들이 습관적으로 또는 조금이라도 편하게 운영하기 위해 원칙과 다르게 진행하고 계신 '이 업무'에 대해 관련 영업정지 사례와 함께 알려드리겠습니다.
일단 우리가 매일 꼭 해야 하는 업무로는 크게 출근부 작성, 공지사항 확인하기 이렇게 두 가지가 있습니다.
공지사항을 확인하기 위해서는 롱텀, 희망이음, W4C, 보건복지부, 고용노동부, 각 시군구 게시판까지 하나하나 확인해 주셔야 하는데요. 언제 어떠한 내용이 공지될지 모르니 매일매일 들어가 체크하셔야 하는 번거로움이 있습니다.
스마일시니어파트너에서는 멤버스 회원분들께 이런 공지사항들을 알림자료실과 함께 카카오톡 알림톡으로 제공하고 있기에
관련된 모든 공지를 놓치지 않고 한 곳에서 한 번에 간편하게 챙기실 수 있습니다.
주마다 놓치지 않고 챙겨야 하는, 주별 업무
수기로 작성된 급여제공기록지는 "주 1회 이상 수급자 및 보호자님께 제공해야 한다"
2023년 방문요양 평가매뉴얼 29번에 나오는 내용입니다.
요양보호사님의 수기로 작성된 급여제공기록지는 제공대장과 함께 아래의 과정으로 관리가 되어야하는데요.
1)요양보호사 선생님이 수기로, 수급자의 상태 등 기록 및 서명
2)급여제공기록지 서명본 원본을 센터에 제출
3)센터 기록지 내용 확인
4)급여제공기록지 복사본을 우편 또는 직접 방문하여 수급자 및 보호자님께 전달
5)기록지 제공 여부와 서명을 제공대장에 기록
어려운 과정은 아니지만, 매주 제공해야하는 번거로움이 있습니다.
그래서 일부 센터에서는 '주 1회 이상 제공해야 한다'는 원칙을 준수하지 않고, 월 라운딩을 돌면서 전월 발생건을 한 번에 전달하고 제공대장에도 한 번에 서명을 받고 있습니다.
이렇게 원칙대로인 주 1회가 아니라, 날 잡고 한번에 하게 되면 정말 큰 문제가 발생하게 됩니다.
실제 어떤 센터의 사례로 말씀을 드리면
모든 어르신들께 매주 금요일에 직접 급여제공기록지 사본을 제공했다고 거짓으로 제공대장을 기록하고 관리 하셨다가, 거짓임이 밝혀져 지적을 받아 현지조사를 받게 된 사례가 있습니다.
현지조사를 통해 이처럼 원칙대로 운영하지 않은 모든 행정업무들이 적발되었고, 이 센터는 결국 영업정지를 당하게 되었습니다.
현지조사는 이렇게 전 수급자와 전 직원의 모든 서류를 확인하는데요, 특히 가족 요양의 경우는 직접 불러서 확인조사를 하기도 합니다. 이렇게 원칙대로 운영하지 않은 모든 업무가 다 드러날 수 있단는 점이 가장 무서운 점입니다.
이렇게 하나의 행정업무를 거짓으로 관리 기록하다가 적발 되면은 다른 업무들도 줄줄이 적발될 수 밖에 없습니다.
하나의 거짓으로, 최악의 경우 폐업 혹은 5년간 개설 금지 처분을 받게 될 수도 있게되는겁니다.
방문요양의 업무는 다 연결되어 있습니다. 작성해야 하는 문서와 진행해 하하는 절차, 시기를 하나라도 놓치거나 미루게 되면 나중에는 수습하기 힘들 정도로 문제가 커지고 맙니다.
기록지를 주차별로 전송해 주고, 제공대장을 자동으로 만들어주는 프로그램
이렇게 매주 관리해야 하는 업무를 놓치지 않고 자동으로 관리할 수 있는 방법이 있습니다.
스마일시니어의 방문요양기관 행정업무 자동화 솔루션 [하이케어]를 활용하시는 건데요.
[하이케어]에서는 수기 기록지는 주 1회 자동 발송으로 설정할 수 있고, RFID 기록지는 월 1회 자동 발송으로 설정할 수 있습니다.
전송한 이력을 따로 기록하지 않아도 발송내역은 하이케어에서 자동으로 제공대장을 만들어주기 때문에 제공 기록이 누락될 걱정은 없습니다.
장기요양기관, 방문요양기관 일별과 주별 행정 업무는 어떤 것이 있는지, 어떤 서류를 언제 어떻게 처리해야 하는지를 알아보았습니다.
주별 업무 거짓 기록으로 시작되어 영업정지된 센터 사례까지 전해드렸는데요, "이 정도는 괜찮겠지"라는 생각으로 영업정지, 개설 금지 처분까지 가는 일이 없기를 바라겠습니다. 방문요양센터 운영! 스마일시니어가 곁에서 든든하게 도와드리겠습니다.
스마일시니어 파트너는 방문요양센터의 모든 순간을 돕고 성장을 함께합니다.
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일별, 주별로 놓치면 안 되는 방문요양 행정업무
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그리고 주별 업무 중에서 많은 센터장님들이 습관적으로 또는 조금이라도 편하게 운영하기 위해 원칙과 다르게 진행하고 계신 '이 업무'에 대해 관련 영업정지 사례와 함께 알려드리겠습니다.
매일매일 체크해야 하는, 일별 업무
일단 우리가 매일 꼭 해야 하는 업무로는 크게 출근부 작성, 공지사항 확인하기 이렇게 두 가지가 있습니다.
공지사항을 확인하기 위해서는 롱텀, 희망이음, W4C, 보건복지부, 고용노동부, 각 시군구 게시판까지 하나하나 확인해 주셔야 하는데요. 언제 어떠한 내용이 공지될지 모르니 매일매일 들어가 체크하셔야 하는 번거로움이 있습니다.
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2023년 방문요양 평가매뉴얼 29번에 나오는 내용입니다.
요양보호사님의 수기로 작성된 급여제공기록지는 제공대장과 함께 아래의 과정으로 관리가 되어야하는데요.
1)요양보호사 선생님이 수기로, 수급자의 상태 등 기록 및 서명
2)급여제공기록지 서명본 원본을 센터에 제출
3)센터 기록지 내용 확인
4)급여제공기록지 복사본을 우편 또는 직접 방문하여 수급자 및 보호자님께 전달
5)기록지 제공 여부와 서명을 제공대장에 기록
어려운 과정은 아니지만, 매주 제공해야하는 번거로움이 있습니다.
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현지조사는 이렇게 전 수급자와 전 직원의 모든 서류를 확인하는데요, 특히 가족 요양의 경우는 직접 불러서 확인조사를 하기도 합니다. 이렇게 원칙대로 운영하지 않은 모든 업무가 다 드러날 수 있단는 점이 가장 무서운 점입니다.
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